L'administratif, c'est le travail que personne ne voit mais dont tout dépend : factures, relances, devis, attestations. C'est souvent le premier étage à équiper, parce que les tâches y sont répétitives et que les règles sont claires.
Avant : les retards se repèrent tard, et les relances partent quand on y pense.
Chaque semaine, les relances sont prêtes, adaptées au retard de chaque client.
Avant : chaque devis se refait à partir d'un ancien, et on oublie une ligne.
À partir de la demande et de votre grille de prix, un brouillon de devis est prêt.
Même logique pour les documents reçus : les factures fournisseurs sont lues et rangées, et seules les anomalies remontent. Une facture dont le montant ne correspond pas au bon de commande est mise de côté, avec l'écart surligné.
L'IA ne fixe jamais un prix. Elle prépare le devis, vous décidez de ce qui part.
À essayer
Ouvrez une demande, copiez-la dans l'IA de votre choix et remplacez ce qui est surligné. Des noms, des coordonnées, un document confidentiel ? Avec une IA grand public, remplacez-les d'abord par des repères (« client A ») : voir Vos données.
1Une relance adaptée au retard
Rédige trois versions d'une relance pour une facture impayée : un rappel aimable (moins de 15 jours de retard), une relance claire (15 à 45 jours) et une relance ferme qui annonce la suite (plus de 45 jours). Vouvoiement, ton professionnel, 6 lignes maximum chacune. Facture n° [numéro], montant [montant], échéance [date].
2Un brouillon de devis
Voici la demande du client et notre grille de prix. Prépare un brouillon de devis : liste des lignes avec quantités et prix unitaires, total HT, et nos conditions habituelles ([délai, acompte, validité]). Signale-moi tout ce qui n'est pas clair dans la demande. [collez la demande et la grille]
3Repérer les retards
Voici l'export de mes factures. Liste celles qui sont échues, triées par nombre de jours de retard, avec le montant total en retard par client. [collez le tableau]
