L'accueil, c'est la porte d'entrée de l'entreprise : tout ce qui arrive par mail, par le site, par téléphone ou par messagerie. C'est aussi là que les demandes se perdent le plus vite, parce qu'elles arrivent n'importe quand et que personne n'est là pour les trier.
Avant : les messages s'empilent, et les urgences se noient dans le reste.
Chaque message est lu, résumé en une ligne et rangé par urgence.
Avant : les mêmes questions reviennent, et on y répond une par une, le soir.
Pour chaque demande, une réponse est prête, avec vos informations à jour.
L'IA prépare les réponses. Rien ne part sans votre relecture, surtout quand un client est mécontent.
À essayer
Ouvrez une demande, copiez-la dans l'IA de votre choix et remplacez ce qui est surligné. Des noms, des coordonnées, un document confidentiel ? Avec une IA grand public, remplacez-les d'abord par des repères (« client A ») : voir Vos données.
1Classer les messages
Voici les messages reçus ce week-end. Classe-les en trois piles : urgent, à traiter cette semaine, pour information. Pour chacun, donne l'expéditeur, un résumé d'une ligne et l'action attendue. [collez les messages, sans données sensibles]
2Préparer une réponse
Je dirige [entreprise, métier]. Voici une demande de client. Prépare une réponse courte et chaleureuse, qui répond à sa question avec ces informations : [délais, tarifs, conditions]. Si une information manque, pose la question au client plutôt que de l'inventer. Vouvoiement. [collez la demande]
3Créer ses réponses types
Voici 10 questions que nos clients nous posent souvent. Rédige pour chacune une réponse type de 3 à 5 lignes, claire et sans jargon, que je pourrai réutiliser et adapter. [collez les questions]
